Verslag Algemene LedenVergadering XerxesDZB d.d. 9 april 2010.

Vastgesteld in de Bestuursvergadering van 3 mei 2010.

Aanwezig: Emile vd Weg, Alex v Baarle, Ronald Broeders, Ruud Pauptit, Rinus Huibrechtse

Afwezig:    Hans vd Flier, Jan vd Werken

Aanwezig zijn verder 35 leden.

Afmeldingen zijn ontvangen van Fred Meeuwissen, Ronald Blom en Jos van Hommerich.

1.       Opening/Mededelingen.

Emile van de Weg opent de vergadering om 20.05 u. en vraagt 1 minuut stilte voor de (oud-)leden die ons na de vorige ALV (9 nov. 2009) zijn ontvallen:

24 nov.2009          Bas Cieremans (91 jr, erelid),

12 jan. 2010           John de Rot (76),

18 jan. 2010           Arie Molenbeek (76),

21 jan. 2010           Vera Meijer (47), vrouw van Eric Dekkers

8 febr. 2010           Jan van Haaren (73).

Na deze minuut stilte vraagt hij indringend aandacht voor het volgende:

Nav de gestaakte wedstrijd Schelluinen-XerxesDZB (za.1) in november 2008, is XerxesDZB vervolgens door de KNVB aangewezen als art. 33-vereniging. Dit loopt tot 30 juni 2010. Dit betekent dat bij elke escalatie die ontstaat door een van de spelers of elftallen, het risico bestaat dat we uit de competitie worden gehaald.

Nav nieuwe incidenten (2 x zondag 1, een aantal lagere elftallen en jeugd) heeft het Bestuur inmiddels in dat kader een aantal maatregelen getroffen: er is meer aandacht gekomen voor het Waarden en Normen-Statuut zoals dat op de website staat, er is een W+N-Commissie in het leven geroepen en er vinden nu ook gesprekken met alle teamleiders en trainers plaats.

We zijn nu zover dat zondag1 voorlopig uit de competitie is genomen en dat zou zomaar definitief kunnen worden. Dat betekent imagoschade, geen kantine-inkomsten en mogelijk weglopen van sponsoren.

Emile vraagt iedereen dan ook zijn/haar gedrag vooral op maar ook rond het veld te veranderen. Dat geldt niet in de laatste plaats hoe om te gaan met de kleedkamers. Gedraag je zoals dat vanuit W+N wordt verwacht. Verandering begint ook bij jezelf, roep elkaar ook tot de orde en corrigeer elkaar.

Als Zondag 1 nav de wedstrijd tegen DEH uit de competitie wordt genomen, is er nog de mogelijkheid naar de burgerrechter te stappen. Dat doen we echter liever niet.

Als er echter niets verandert, zal mogelijk art. 33 toegepast worden met alle gevolgen van dien.

2.       Ingekomen stukken.

De kascommissie (van Staaijeren en Pluijmert) is bijeen geweest voor het boekjaar 2008-2009 en is akkoord gegaan met de balans en resultatenrekening.

De penningmeester wordt dan ook decharge verleend.

3.        Verslag 9 november 2009.

-          Aanpassing Huishoudelijk Reglement staat op de agenda

-          Financieel verslag is akkoord

-          Waarderingsbeleid is uitgevoerd op de Nieuwjaarsreceptie. Daar zijn een aantal mensen in het zonnetje gezet.

-          De Beleidsavond is niet doorgegaan, er waren te weinig aanmeldingen. Het Bestuur gaat dit nu op een andere manier oppakken. Dit wordt nog teruggekoppeld.

4.       Stichting.

Alex van Baarle geeft een presentatie.

Genomen stappen:

•          Besluitvorming in ALV van 15 mei 2009.

•          Uitwerken ideeën in een convenant in ALV 9 november 2009.

•          Hoofdlijnen convenant:

–         Commerciële activiteiten geleidelijk onder brengen in de Stichting.

–         Garantstelling voor een eventueel negatief resultaat.

–         Transparante financiële scheiding tussen Vereniging en Stichting.

•          Oprichting Stichting Vrienden van XerxesDZB.

•          Doelstelling Stichting: inkomsten voor de vereniging XerxesDZB vergroten door de commerciële mogelijkheden op en rond de accommodatie van de XerxesDZB beter te benutten.

Zichtbare resultaten tot nu toe:

•          Sponsoring en Business Club vanuit Stichting.

•          Horecabeleid en aansturing kantine vanuit Stichting.

•          Financiële randvoorwaarden spelers vanuit Stichting.

•          Vernieuwde website.

•          Vernieuwd tenue van een andere kledingleverancier.

Vervolgstappen:

•          Exploitatie horeca volledig naar Stichting.

•          Exploitatie accommodatie naar Stichting.

•          Dienstverleningsovereenkomst tussen Vereniging en Stichting.

•          Vereniging verstrekt lening aan Stichting ter grootte van de benodigde investering in verbouw (circa € 1 miljoen).

•          Vereniging en Stichting gaan samen op met maar één doel:

een langdurig en gezond bestaan van de vereniging XerxesDZB.

•          Timing: 01-07-2010.

Situatie vanaf 1 juli 2010:

•          Stichting “eigenaar” en beheerder van sportcomplex en opstallen.

•          Stichting verantwoordelijk voor renovatie, beheer en onderhoud.

•          Stichting investeert in renovatie complex.

•          Vereniging neemt (voor haar leden) diensten af van Stichting:

–         Mogelijkheid voor sportbeoefening (velden en materialen).

–         Horecadiensten.

–         Merchandising (kleding etc.).

•          Stichting zal ook aan derden diensten aanbieden.

•          Stichting faciliteert de randvoorwaarden rondom prestatief voetbal.

Voordelen:

•          Transparant bedrijfsmodel in Vereniging:

–         Kosten: dienstverlening Stichting, KNVB, bestuurskosten.

–         Baten: Contributie, rente, overige.

•          Fiscaal voordeel in Stichting :

–         Eenmalig bij de renovatie

–         Jaarlijks in de exploitatie

–         Vergroting van inkomsten door activiteiten van Stichting:

•          Actieve sponsoring en Business Club.

•          Dienstverlening aan derden.

•          Professionalisering horeca.

–         Continuïteit Vereniging beter gewaarborgd.

Risico’s:

•          Stichting komt verplichtingen jegens vereniging niet na

–         Dienstverleningsovereenkomst wordt ontbonden.

–         Lening opeisbaar, “bezittingen” vervallen aan vereniging.

•          Garantstelling eindigt

–         Exploitatie is/wordt kostendekkend.

–         Facilitering prestatief voetbal komt mogelijk te vervallen.

–         Stichting wordt opgeheven

–         Dienstverleningsovereenkomst wordt ontbonden.

–         Lening opeisbaar, “bezittingen” vervallen aan vereniging.

–         Vereniging wordt opgeheven

–         Stichting moet op zoek naar nieuwe “klant”.

Goedkeuring ALV:

•          Uitvoering vervolgstappen.

–         Overdragen eigendommen aan Stichting.

–         Overdragen exploitatie aan Stichting.

•          Aangaan dienstverleningsovereenkomst.

–         Looptijd 40 jaar.

–         Tarief jaarlijks vast te stellen.

•          Verstrekking lening aan Stichting.

–         Ter grootte van de investering in verbouw.

–         Aflossingsvrij.

–         Rentevergoeding jaarlijks nader overeen te komen.

–         Direct opeisbaar bij beëindiging dienstverleningsovereenkomst.

Nav een vraag uit de zaal wordt opgemerkt dat de dienstverlening tussen Stichting en Vereniging eenzijdig opgezegd kan worden. Daar moeten dan wel gegronde redenen voor zijn.

Alex merkt op dat Alexandria ’66 en Leonidas (hockey) dit al lang toepassen.

Rinus de Roode vraagt voor wie de Stichting werkt. Alex merkt op dat dat voor de gehele vereniging is, dus van de F tot de senioren, zowel zaterdag als zondag.

ALV gaat akkoord met de ingeslagen weg. Belangrijkste onderdeel daarbij is dat de Stichting opdrachtgever wordt voor de bouw, gezien het BTW-voordeel.

5.       Kledinglijn.

Het contract met Beltona loopt in juni a.s. af en inmiddels is er een contract met Kelme getekend.

De kleding wordt zowel in de shop in de kantine (nieuwe gebouw) als via de website verkocht.

Er zal straks sprake zijn van één lijn, waardoor er eenheid naar buiten ontstaat. Dit komt ook als verplichting in het Huishoudelijk reglement te staan. Het uittenue wordt daarbij groen-wit.

6.       Huishoudelijk Reglement.

Rinus Huibrechtse geeft een korte toelichting. Nav maatschappelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen binnen de club was aanpassing nodig.

De belangrijkste wijzigingen betreffen:

-      leden moeten zelf adresgegevens actualiseren op de website via een code

-      opsomming commissies is geschrapt

-      leden worden geacht vrijwilligerstaken uit te voeren

-      nieuwe kledinglijn verplicht

-      kascommissie 2 leden ipv 3

-      rookverbod in alle gebouwen

-      alcoholbeleid: alcohol en glaswerk alleen in kantine of op terras.

Er zijn geen vragen of opmerkingen.

Reacties op de aanpassingen kunnen tot uiterlijk 23 april 2010 bij het Bestuur aangemeld worden. Daarna is het nieuwe HR definitief.

7.        Stand van zaken verbouw.

Rinus Huibrechtse geeft een korte presentatie.

-              oplevering 1^e fase 13 maart 2010

                -              vertrek OMHC rond 1 juli a.s.

-              wijziging fasering. Oude fasering was eerst verbouw OMHC, daarna kleedkamers XerxesDZB. Oplevering totaal maart 2010

Nieuwe fasering is: start verbouw kantine tot kleedkamers medio juni, oplevering 1 sept. Start verbouw OMHC 1 juli, oplevering eind 2010. Dit houdt in dat er een tijdelijke kantine moet komen, dus extra kosten. De kosten van het huren van de douchecabines bij de porto’s vallen echter weg

-                      tribune is geschrapt, dit wordt sponsoractie ism Stichting

-              de Stichting wordt opdrachtgever, BTW-voordeel  

-              na het schrappen van de tribune kunnen de plannen naar verwachting budgettair neutraal uitgevoerd worden

-              er vindt nog overleg plaats met S&R over aanleg buitenruimte

-              aanleg kunstgrasveld XerxesDZB gepland in de periode juli-sept. 2010

8.       Keuzemogelijkheid naam/logo.

Ronald Broeders geeft adhv een notitie een korte toelichting.

Redenen om de naam te veranderen zijn: XerxesDZB wordt vaak verkeerd geschreven, de naam Xerxes wordt zelfs door onze eigen leden meer gebruikt dan XerxesDZB en de naam Xerxes ligt beter in de markt.

Er wordt geen voorstel in stemming gebracht om de naam te wijzigen maar om te bezien of er draagvlak voor is.

Wel staat er veel druk op het proces. Ivm het nieuwe clubhuis en de nieuwe kledinglijn moet er op korte termijn een keuze worden gemaakt.

John Roer is voorstander van de naam ZebraBoys ipv Xerxes.

Cor van Vliet memoreert aan het jaar 2000 toen er een werkgroep fusiebesprekingen was. Daar is vastgelegd dat DZB in de clubnaam verwerkt moest worden. Het complex is in 1985 casco opgeleverd en er is veel zelfwerkzaamheid in gaan zitten. Statutair is vastgelegd XerxesDZB in de kleuren blauw-wit en dat wil hij graag zo houden.

In 2004 werd het 100-jarig bestaan van Xerxes gevierd. Nico Jalink was 2 jaar lid (zie zijn bord in de kantine) terwijl de broers van Vliet samen 102 jaar lid zijn. Hij stelt dan ook voor op 1 oktober a.s. het 75 jarig bestaan van DZB te vieren!

Goos van Limburgh geeft aan voor de naam Xerxes te zijn.

Kars Martin is trots op zijn oude cluppie DZB en wil de huidige naam XerxesDZB zo houden.

Marcel van Staaijeren geeft aan dat Xerxes en DZB elkaar 10 jaar geleden nodig hadden en dat ze er beiden sterker uitgekomen zijn. Hij vindt ook dat er gescoord moet worden via prestaties en niet via een naam.

Paul de Winter is vanuit praktisch oogpunt ook voor Xerxes maar snapt de sentimenten vanuit DZB en heeft daar ook begrip voor.

Ger van Vree geeft nog aan dat jongeren lid zijn geworden van XerxesDZB en niet van Xerxes of DZB.

Emile van de Weg besluit met de vraag of er draagvlak is voor naamswijziging. Er zijn slechts 4 voorstemmers, dus wordt het voorstel tot naamswijziging afgewezen.

Ronald Broeders geeft nog aan dat dit zittende Bestuur hier niet meer op terug zal komen.

Tot slot wordt het nieuwe logo gepresenteerd.

Het oude logo stond symbool voor de fusie.

Het nieuwe logo geeft de naam XerxesDZB aan, de blauwwitte clubkleuren, het groenwit van Rotterdam en DZB, de Nederlandse vlag en dat alles in de vorm van een schild.

Wilfried Velthuijzen geeft aan dat het groen een ¼ slag gedraaid moet worden, dit is de vlag van Nigeria.

Ronald Broeders geeft aan dat dat er niet uitziet

Er is slechts een tegenstemmer dus het nieuwe logo wordt aangenomen. Wel zal de oprichtingsdatum nog toegevoegd worden en de naam Xerxes met kleine letters worden geschreven. Ook de groene vlag wordt iets aangepast.

9.       Vrijwilligersbeleid.

Emile geeft een korte presentatie.

Wat hebben we tot op heden gedaan:

•          Samen met sportsupport hebben we een stappenplan gemaakt om het vrijwilligersbeleid duidelijk te maken.

•          Aanstellen vrijwilligerscoördinator Anita van der Weg.

•          Werkgroep om vrijwilligers te begeleiden (10 maart).

•          In kaart brengen taken en plaatsen op de site.

•          Op een vrijwilligersdag deelgemeente gestaan.

•          Nieuwe leden ( ouders) een uitnodiging gezonden. Uitleg gegeven aan 6 nieuwe vrijwilligers op een zaterdag.

•          Kader van de club benaderen om zichtbaar te maken wat we willen ( waarden en normen) en wat we verwachten van de leden.

Wat gaan we doen:

De leden hebben twee mogelijkheden:

1. We gaan gezamenlijk alles zelf doen voor de vereniging en vullen de openstaande plekken in.

2. We pakken niet de handschoen op en we moeten alle leden confronteren met extra kosten om betaalde krachten in te zetten.

Als we aan het begin van het seizoen geen verandering zien, een vrijwilligersbijdrage toevoegen aan de contributienota.

De leden die taken uitvoeren voor XerxesDZB worden vrijgesteld van deze bijdragen.

Als voorbeeld van de slechte bezetting van vrijwilligerstaken geeft Emile het voorbeeld van de bezeting van de Bestuursdienst op zaterdagmiddag. Dat is slecht geregeld.

Perry Nooijen geeft aan dat er een rooster was.

Emile geeft aan dat vrijwilligers vaak niet op komen draven. Vrijwilligerswerk wordt vaak nog als vrijblijvend werk gezien.

De ALV gaat akkoord met het uitwerken van het voorstel voor een vrijwilligersbijdrage.

John Roer geeft aan dat het bij veel verenigingen verplicht is werk te doen. Doe je dat niet, dan moet je betalen (TOGB, Zevensprong)

Alex vindt het allemaal goede voorstellen maar alles moet wel gecoördineerd en bewaakt worden. Dat kost veel tijd en wie gaat dat dan weer doen.

En wees ook voorzichtig met vrijwilligers, niet iedereen is daar geschikt voor.

Drijfveer achter vrijwilligerswerk is dat je hart voor je club hebt, daar gaat het om.

John Roer gaat na hoe het geregeld is bij BVCB.

Het Bestuur zal in september met een voorstel komen.

10.    Rondvraag.

John vraagt opnieuw aandacht voor het fenomeen teamcontributie. Het Bestuur zal daar op terugkomen.

Emile sluit de vergadering om 21.55 u. , bedankt iedereen voor zijn inbreng en biedt iedereen namens het Bestuur nog een drankje aan.