Huishoudelijk reglement

XerxesDZB

Artikel 1, algemene bepalingen

1. De vereniging genaamd voetbalvereniging XerxesDZB is bij notariële akte opgericht op tweeëntwintig november 2000 en heeft als statutaire oprichtingsdatum 1 maart 1904 en is gevestigd te Rotterdam.

2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw vastgesteld bij notariële akte op tweeëntwintig november 2000.

3. De vereniging XerxesDZB heeft ten doel het beoefenen en het bevorderen van de voetbalsport in al zijn verschijningsvormen.

4. De leden zijn gehouden de statuten en reglementen van de KNVB, de besluiten van een orgaan van de KNVB, evenals de van toepassing verklaarde wedstrijdbepalingen na te leven.

Artikel 2, leden (zoals omschreven in artikel 4 van de statuten)

1.    De vereniging bestaat uit:

- spelende leden (pupillen, junioren en senioren)

- niet-spelende leden

- leden van verdienste

- ereleden

2.    Pupillen zijn die leden die de leeftijd van dertien jaar nog niet hebben bereikt op 1 januari van het betreffende jaar.

3.    Junioren zijn die leden die de leeftijd van achttien jaar nog niet hebben bereikt op 1 januari van het betreffende jaar

4.    Senioren zijn leden van achttien jaar en ouder op 1 januari van het betreffende jaar.

Artikel 3, leden van verdienste en ereleden

1.    Leden van verdienste zijn zij, die wegens bijzondere verdiensten jegens de vereniging door het bestuur als zodanig zijn benoemd.

Leden van verdienste hebben alle rechten van de leden.

2.    Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur als zodanig door de algemene vergadering met tenminste 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen zijn benoemd. Op leden van verdienste en ereleden rusten geen geldelijke verplichtingen, zij hebben echter wel alle rechten van de leden. Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel erevoorzitter is verleend.

3.    Degene die zich op het bestuurlijk vlak in buitengewone mate heeft ingezet voor de vereniging kan na het aftreden als voorzitter op voorstel van het bestuur tot erevoorzitter worden benoemd door de algemene vergadering met tenminste 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen.

Artikel 4, het lidmaatschap

1.       De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop de volgende gegevens tenminste zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer, alsmede de vereniging(en) waarvoor het kandidaat-lid de laatste 3 jaren heeft gespeeld. Voor jeugdleden dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger. Het bestuur kan vorderen, dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd. Bij inschrijving zal een kopie ID-bewijs aangeleverd dienen te worden.

2.    De leden worden zelf geacht adres en woonplaatsgegevens te actualiseren via de website van de club. Hiervoor zal een code beschikbaar worden gesteld.

3.    De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. Deze kosten dienen bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan.

4.    Het bestuur draagt ervoor zorg dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de KNVB.

5.    Opzegging van het lidmaatschap geschiedt schriftelijk.

Artikel 5, aanneming van leden

1.    Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door de (algemeen) secretaris namens het bestuur genomen. Hierbij wordt voorts verwezen naar artikel 4 van de Statuten.

Artikel 6, rechten en plichten van leden en ouders van pupillen (tot 14 jaar)

Buiten de verplichtingen, geregeld in artikel 5 van de statuten, hebben leden en ouders van pupillen de hierna te noemen rechten en plichten.

1.    Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen.

2.    Als spelend lid aangemelde (Jeugd)leden hebben het recht deel te nemen aan trainingen en wedstrijden.

3.    Ouders van pupillen tot 14 jaar hebben het recht om deel te nemen aan debatten in de ledenvergaderingen. Zij hebben geen stemrecht. Het Bestuur kan jeugdleden (tot 14 jaar) het recht verlenen de algemene vergadering bij te wonen. Zij hebben echter geen stemrecht.

4.    Leden vanaf de leeftijd van 14 jaar hebben het recht om deel te nemen aan stemmingen en debatten in de ledenvergaderingen.

5.    Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.

6.    Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen.

Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken, c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of wens heeft ingediend.

7.    Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.

8.    Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie. Uiterlijk in de maand oktober is de contributie voor het daaropvolgende seizoen voldaan, tenzij anders is overeengekomen met het Bestuur.

9.    Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies (waaronder met name te noemen de jeugdcommissie en de Waarden- en NormenCommissie) gegeven richtlijnen, benevens de voorschriften van de KNVB.

10.  Zij hebben de plicht de belangen van de vereniging niet te schaden.

11. Zij hebben de plicht zich te onthouden van verbale en of fysieke agressie voor, tijdens en na wedstrijden en of trainingen.

12.  Zij hebben de plicht met respect om te gaan met eigendommen van de vereniging en anderen.

13.  Zij hebben de plicht om in woord en daad een positieve houding te betrachten ten opzichte van andere leden en de vereniging

14.  Zij hebben de plicht zich naar vermogen in te spannen om binnen de vereniging op een actieve wijze mee te werken aan alle voorkomende activiteiten die op directe en of indirecte wijze bijdragen aan het beoefenen en bevorderen van de voetbalsport. Dit betreft vrijwilligerstaken in de brede zin des woords.

15. Aangebrachte schade aan clubeigendommen zal worden verhaald op spelers/ouders.

Artikel 7, straffen (zie eveneens artikel 6 van de Statuten)

1.    In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad. Van strafbare feiten wordt aangifte gedaan bij de Politie.

2.    Administratiekosten als gevolg van tuchtzaken, opgelegd door de tuchtcommissie van de KNVB, waaronder begrepen die ten gevolge van een gele of rode kaart, dienen door de leden zelf te worden betaald.

3.    Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan een speler, grensrechter, begeleider, verzorger of ander lid wordt gegeven en door de tuchtcommissie van de KNVB wordt afgedaan, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.

4.    Bij een beslissing als bedoeld in lid 2 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, 6 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering door een aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging.

Artikel 8 clubkleuren

Het sporttenue van de vereniging bestaat uit:

1.    Het shirt is blauw / wit, horizontaal gestreept (breedte banen), kleur blauw en clublogo op shirt).

2.    De broek is blauw.

3.    De kousen zijn blauw.

De vereniging heeft een eigen kledinglijn.

Voorgeschreven is dat alle leden gebruik maken van die kledinglijn. Afwijkende kleding t.o.v. de kledinglijn van de vereniging wordt niet geaccepteerd door het Bestuur. De kleding kan bij de vereniging worden aangeschaft via de online webshop of in de shop in de kantine tegen vooraf vastgestelde prijzen.

Artikel 9, bestuur

1.    Het (algemeen) bestuur bestaat tenminste uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, althans uit drie meerderjarige personen.

2.    Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:

a.    de algemene leiding van zaken;

b.    de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;

c.    het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;

d.    benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.

3.    Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per kwartaal volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als door de voorzitter of tenminste 3 leden van het bestuur dat wensen.

4.    Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.

5.    Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd, terwijl over  zaken mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen.

Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig de meeste op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

Artikel 10, het dagelijkse bestuur

1.    De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijkse bestuur. Het dagelijkse bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijkse bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.

2.    Taken van de voorzitter:

1.geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;

2.is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.

3.    Taken van de secretaris:

1.    voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.

2.    heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege zijn toevertrouwd;

3.    zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;

4.    houdt de ledenadministratie op orde;

5.    zorgt in samenspraak met de penningmeester voor inning van de contributies;

6.    zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;

7.    houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adressen van alle ereleden en leden van verdienste zijn opgenomen.

4.    Taken van de penningmeester:

1.    beheert de gelden van de vereniging;

2.    zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;

3.    houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;

4.    voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;

5.    brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het lopende verenigingsjaar.

Artikel 11, bestuursverkiezing

1.    Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 3 jaar na zijn verkiezing af.

2.    De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de (half)jaarlijkse vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is.

In deze agenda dient tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging geopend te worden, met vermelding van de daaraan verbonden procedure.

3.    Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, te ondertekenen door tenminste vijf stemgerechtigde leden en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereidheidverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.

Artikel 12, kascommissie

1.    Conform artikel 12 (rekening en verantwoording) van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascommissie benoemd.

2.    De kascommissie bestaat uit twee leden en een reservelid die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. Ieder jaar treedt ten minste één commissielid af en is niet direct herkiesbaar. Het schema van aftreden is zodanig dat geen commissielid langer dan 3 jaren zitting kan hebben in de kascommissie.

3.    De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. Zij is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan de algemene vergadering.

4.    Indien de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te déchargeren, zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene vergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen. Zij kan het Bestuur van XerxesDZB tevens verzoeken zich bij de uitvoering van haar taak te laten bijstaan door een onafhankelijke extern deskundige (register - accountant).

Artikel 13, overige commissies

1.    Behoudens de algemene vergadering kunnen de verenigingsorganen slechts (sub)commissies instellen, de benoeming en het ontslag van de leden ervan en de werkwijze van die commissies regelen, voor zover dit ligt binnen het taakgebied van het desbetreffende verenigingsorgaan. Verenigingsorganen zijn de (afdelings)vergadering en de commissies. Commissies zijn verantwoording schuldig aan het (algemeen) bestuur.  

2.    De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken.

3.    Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk reglement.

4.    Elke commissie rapporteert tenminste één keer per kalenderjaar over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het orgaan, dat de commissie benoemde, tenzij in de instructie anders is bepaald.

5.    Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.

6.    Een commissie is verantwoording schuldig aan het orgaan dat de desbetreffende commissie heeft ingesteld.

Artikel 14, contributie

1.    De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, die door de algemene vergadering jaarlijks zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende bijdrage betalen.

2.    Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.

3.    Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele jaar verschuldigd. Het verenigingsjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni van het daarop volgende jaar.

4.    Eventueel door de vereniging te maken incassokosten in verband met achterstallige contributiebetalingen komen ten laste van het betreffende lid.

Artikel 15, gebouwen van de vereniging

1.    De vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.

2.    Het clubhuis en de kantine zijn gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. Van deze regeling wordt aan de leden mededeling gedaan.

3.    Het bestuur is bevoegd, één of meer voor gebruik van de leden bestemde lokalen van de vereniging, voor bijzondere doeleinden te reserveren.

Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid geschiedt daarvan tijdige mededeling aan de leden.

Artikel 16, wedstrijden

1.    Bij verhindering is iedere speler verplicht tenminste 24 uur van tevoren dit onder opgaaf van reden aan de leider en/of aanvoerder van het desbetreffende team.

2.    Bij wedstrijden zal zo mogelijk ieder team vergezeld zijn van een leider, aan te wijzen door de betreffende commissie. De leider is de eerst verantwoordelijke voor het gebeuren rond de wedstrijd. Hij rapporteert onregelmatigheden aan de betreffende commissie of daartoe aangestelde coördinatoren van de betreffende afdeling.

3.    Leden die aan wedstrijden deelnemen dienen in de voorgeschreven kleding en met voorgeschreven schoeisel te verschijnen.

4.    Voor sponsoring van een team moet altijd vooraf door het Bestuur toestemming worden gegeven. Bij het niet nakomen van deze regel kan het Bestuur beslissen het betreffende team te verbieden wedstrijden te spelen. Sponsorkleding blijft eigendom van de betreffende sponsor, c.q. de vereniging.

5.    De spelers van een team zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de aanwijzing van de aanvoerder en de leider.

6.    Alleen de wedstrijdsecretaris, althans door het algemeen bestuur aan te wijzen leden zijn bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door andere personen georganiseerde wedstrijden, waarvoor door de KNVB toestemming is verleend.

7.    Prijzen, kampioenstitels of premies door een elftal en/of leden behaald, die de vereniging op enige wedstrijd vertegenwoordigen zijn eigendom van de vereniging en komen aan de vereniging ten goede.

Artikel 17, aansprakelijkheid van de leden

Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elk geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

Artikel 18, website

De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen op de Website mogen het belang van individuele leden en de vereniging in het algemeen niet schaden. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het samenstellen van de inhoud van de website.

Artikel 19, sponsoring

Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

Artikel 20, alcohol / roken

· In alle delen van het clubgebouw is het, conform de richtlijnen van de KNVB, verboden te roken.

· In de kantine wordt zaterdags voor 12.00 uur geen alcohol geschonken

· Alcohol gebruik is beneden de leeftijd van 16 jaar verboden. Voor en tijdens de wedstrijd worden door spelers, leiders en overig direct bij de wedstrijd betrokkenen geen alcoholhoudende dranken genuttigd.

· Ook voor en tijdens trainingen worden geen alcoholhoudende gedronken.

· In de kleedruimten wordt geen alcohol gedronken.

· Het is slechts toegestaan alcohol te nuttigen in de kantine en op een aan de kantine grenzend, afgebakend terras. Alcohol en glaswerk langs de lijn is niet toegestaan.

· Tijdens wedstrijden van zaterdag 1 en zondag 1, zal een uur voor tot een half uur na de wedstrijd bier in plastic bekers worden geschonken.

Artikel 21, wijziging van het huishoudelijk reglement

1.    Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal moeten worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.

2.    De voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement wordt tenminste 14 dagen voor de algemene  ledenvergadering op de website gepubliceerd en/of een afschrift hiervan aan alle leden toegezonden.

3.    Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.

Artikel 22, slotbepalingen

1.    In alle gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet beslist het Bestuur van XerxesDZB.

2.    Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.

3.    Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.

Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na goedkeuring door de ALV, waarin de tekst van het reglement is besproken.

4.    Statuten en het huishoudelijk reglement kunnen tegen een door het Bestuur van XerxesDZB vast te stellen kostprijs door leden worden aangeschaft.

Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging, de dato 9 april 2010.

Namens het bestuur van de vereniging:

De voorzitter,                                            De secretaris,